Acta Progetti per riordino, inventariazione, gestione di beni
archivistici; formazione archivistica e didattica; valorizzazione,
organizzazione di convegni e mostre.

Attività / Inventariazione

2.1 Schedatura informatizzata
2.2 Riordino
2.3 Inventariazione

L’inventariazione e il riordino degli archivi serve per salvaguardarli, ma anche per valorizzarli cioè renderli fruibili, accessibili al pubblico e farli conoscere. Ad esempio le aziende ne traggono pubblicità veritiera, i comuni o le parrocchie recuperano la loro storia senza contare che archivi ordinati permettono di ritrovare con semplicità i documenti cercati.

Gli archivi nei quali operiamo sono anteriori al Novecento, contemporanei o correnti (archivi cioè ancora in uso per lo svolgimento di un'attività) e sono comunali, industriali, scientifici, di istituti culturali, familiari, di professionisti, di enti di assistenza e beneficenza, religiosi, ma anche archivi del cinema, fotografici, teatrali, musicali e, ancora, archivi orali o non cartacei (ad esempio su nastro) o sonori.

Per svolgere questo tipo di lavoro è necessaria una seria preparazione specifica (diploma di archivistica o laurea equipollente) e una grande passione.

Perché? Che cosa si fa in un archivio? Non basta dare una sistemazione logica alle carte? No. Con la sola logica si sbaglia, esistono regole internazionali.

Il lavoro dell’archivista consiste nel leggere carte e fascicoli, schedarli informaticamente per riportare l’archivio alla sua struttura originaria attraverso la creazione di un albero gerarchico che permetta di ricostruire i legami tra i documenti e mettere in luce la storia dell’ente e dell’archivio stesso. Il prodotto finale di tutto questo lavoro è rappresentato da un inventario analitico redatto sia su supporto cartaceo sia informatico. L’inventario riproduce struttura (ricostruita in modo scientifico durante le fase di schedatura delle carte) che l’archivio ha assunto dalla sua formazione ed è costituito da diversi livelli di descrizione che corrispondono di solito a serie, sottoserie, descrizione dell’oggetto, estremi cronologici, numero del fascicolo. L’inventario è corredato, sia da note introduttive storico-istituzionali, sia da note metodologiche, attraverso le quali chi intenda consultare le carte abbia un primo approccio con l’archivio stesso e uno strumento utile per un primo esame del materiale documentario conservato.

Per la catalogazione si seguono standard internazionali (ISAR e ISAD).

L’inventario informatico riproduce, all’interno di un database interrogabile, tutti i dati e le informazioni reperibili sull’inventario cartaceo.

Per gli archivi storici serve conoscere la paleografia e la diplomatica.

Negli archivi degli enti pubblici occorre conoscere i titolari di classificazione, il sistema di flusso dei documenti (workflow), le regole di archiviazione e di protocollazione (con la normativa di riferimento) , il sistema di selezione e scarto dei documenti (ovvero che cosa e quando si può eliminare), le regole di corretta conservazione, la normativa di riferimento.

2.4 Trascrizioni e traduzioni

Ricerche in archivio, trascrizioni e traduzioni da lingue antiche o da dialetti sono un altro aspetto di questa professione.

2.5 Raccolta strutturata di fonti orali

La nostra attività può anche contribuire alla costituzione di archivi orali, mediante interviste strutturate, e divulgarli.